در دنیای کسبوکار امروزی، انتخاب یک پرینتر اداری مناسب میتواند تأثیر قابل توجهی بر کارایی و بهرهوری دفتر شما داشته باشد. با توجه به تنوع بالای محصولات موجود در بازار، انتخاب بهترین پرینتر که با نیازهای خاص شما همخوانی داشته باشد، میتواند چالشی پیچیده باشد. این راهنما تمامی نکات مهم و فاکتورهای مؤثر در خرید را بررسی کرده و به معرفی بهترین پرینترهای اداری سال 2024 میپردازد. با مجله چاپ و تبلیغات نگاران همراه باشید.
نکاتی که قبل از خرید بهترین پرینتر اداری باید به آن توجه کنید
هنگام خرید پرینتر اداری، عوامل متعددی باید در نظر گرفته شوند که بر کارایی و کاربری آن تاثیر گذار هستند. برای مثال، حجم چاپ ماهانه مورد نیاز، نوع اسنادی که معمولاً چاپ میکنید (متنی یا تصویری)، و فضای موجود در دفتر شما همگی میتوانند بر انتخاب نهایی شما تاثیر بگذارند. علاوه بر این، مواردی همچون سرعت چاپ، کیفیت خروجی، هزینههای نگهداری، قابلیت اتصال به شبکه، امکان پشتیبانی از حجم بالای چاپ روزانه و غیره از جمله مهمترین نکات در انتخاب پرینتر مناسب برای محیط اداری هستند. در ادامه، کلیدی ترین این عوامل و نکات را مطرح خواهیم کرد.
1- نیازمندی های خود از خرید پرینتر بدانید
قبل از پرداختن به مشخصات مدل های چاپگر، بسیار مهم است که نیازهای منحصر به فرد دفتر خود را ارزیابی کنید. موارد زیر را در نظر بگیرید:
- حجم چاپ: تعداد صفحاتی که روزانه یا ماهانه چاپ میکنید را تخمین بزنید. ادارات با حجم بالا ممکن است به یک چاپگر قوی و کارتریج های تونر با ظرفیت بالا نیاز داشته باشند.
- انواع سند: تعیین کنید که معمولا اسناد متنی، گرافیکی یا ترکیبی را چاپ می کنید. برخی از چاپگرها در وضوح متن عالی هستند، در حالی که برخی دیگر برای چاپ های رنگی با کیفیت بالا مناسب تر هستند. همچنین، انواع کاغذهای چاپی مورد استفاده در اداره را نیز لحاظ کنید.
- سرعت مورد نیاز: سرعت با تعداد صفحات در دقیقه (PPM) اندازه گیری می شود. اگر اداره شما حجم زیادی از چاپ را انجام می دهد، چاپگر سریعتر می تواند به میزان قابل توجهی بهره وری را افزایش دهد.
2- انواع چاپگرهای مناسب محیط های اداری را بشناسید
شناخت انواع مختلف پرینترها به شما کمک میکند تا بهترین نوع چاپگر را انتخاب کنید. انواع مختلفی پرینتر وجود دارد، از جمله:
- پرینتر و چاپگرهای لیزری (Laser Printers): پرینترهای لیزری که به دلیل سرعت و کارایی خود شناخته می شوند، برای چاپ متن با حجم بالا عالی هستند. این نوع پرینتر، هزینه کمتری برای هر صفحه دارند و به طور کلی برای حجم بالای درخواست های چاپ مناسب ترند.
- چاپگرهای جوهرافشان (Inkjet Printers): ایده آل برای چاپ رنگی با کیفیت بالا و خروجی عکس. آنها معمولاً مقرون به صرفه تر هستند، اما ممکن است به دلیل جایگزینی جوهر، هزینه های طولانی مدت بیشتری داشته باشند. همچنین برای اداراتی با حجم چاپ کمتر مناسب اند. این پرینترها به دلیل توانایی چاپ تصاویر با کیفیت بالا و جزئیات دقیق، محبوب هستند.
- چاپگرهای چند منظوره (MFP): این دستگاه های همه کاره چاپ، اسکن، کپی و گاهی اوقات فکس را در یک دستگاه ترکیب می کنند. آنها برای دفاتری که به طیف گسترده ای از عملکردها نیاز دارند مفید هستند و می توانند در فضا و هزینه ها صرفه جویی کنند.
- پرینترهای سوزنی (Dot Matrix Printers): این نوع پرینترها از قدیمیترین انواع چاپگرها هستند که از سوزنهای مکانیکی برای ایجاد حروف و تصاویر بر روی کاغذ استفاده میکنند. این پرینترها عمدتاً در کاربردهای صنعتی یا محیطهایی که نیاز به چاپ بر روی کاغذهای چند لایه (مانند فاکتورهای چند نسخهای) دارند، مورد استفاده قرار میگیرند. اگرچه کیفیت چاپ در این دستگاهها نسبت به پرینترهای مدرن پایینتر است، اما به دلیل قابلیت چاپ در شرایط سخت و هزینههای پایین، هنوز هم در برخی صنایع کاربرد دارند.
- چاپگرهای LED: مشابه پرینترهای لیزری است اما از فناوری LED برای چاپ استفاده می کند. این نوع دستگاه پرینت دقت بالایی دارد و اغلب هزینه های نگهداری آن ها پایین تر است.
- پرینترهای حرارتی (Thermal Printers): پرینترهای حرارتی با استفاده از گرما بر روی کاغذ حساس به حرارت، چاپ میکنند. این پرینترها اغلب در فروشگاهها برای چاپ رسید، برچسبها و بارکدها استفاده میشوند. سرعت بالا و سادگی عملکرد از ویژگیهای مهم این نوع پرینترها است. با این حال، ماندگاری چاپ در پرینترهای حرارتی معمولاً کمتر از سایر انواع پرینترها است و با گذشت زمان، چاپ ممکن است کمرنگ شود.
3- در مورد مشخصات و ویژگی های کلیدی پرینتر تحقیق کنید
چندین ویژگی می تواند به طور قابل توجهی بر عملکرد و مناسب بودن چاپگر اداری تأثیر بگذارد:
- کیفیت چاپ: با اندازه گیری نقطه در اینچ (DPI)، مقادیر بالاتر DPI معمولاً کیفیت چاپ بهتر را نشان می دهد. برای اسناد حرفه ای و مواد بازاریابی، چاپگرهایی با DPI بالا را انتخاب کنید.
- جابجایی کاغذ: به دنبال چاپگرهایی با چند سینی کاغذ، چاپ دو طرفه و ظرفیت بالای کاغذ برای کاهش قراردادن مجدد کاغذ به صورت دستی باشید.
- قابلیت اتصال: مطمئن شوید که چاپگر از گزینه های مختلف اتصال (از جمله USB، اترنت و Wi-Fi) پشتیبانی می کند. برخی از چاپگرهای مدرن نیز از طریق بستر ابری قابلیت چاپ را ارائه می دهند.
- هزینه های عملیاتی: هزینه مواد مصرفی مانند کارتریج تونر، جوهر و کاغذ را ارزیابی کنید. پرینترهایی با کارتریج های با بازده بالا و ویژگی های کم مصرف می توانند به کاهش هزینه های طولانی مدت کمک کنند.
- ویژگیهای امنیتی: برای اسناد حساس، چاپگرهایی با ویژگیهای امنیتی داخلی مانند چاپ امن، احراز هویت کاربر و رمزگذاری دادهها را در نظر بگیرید.
بهترین پرینترهای اداری 2024
بهترین چاپگر اداری چند کاره: HP (هیولت پاکارد)
- نوع: چاپگر چندکاره لیزری رنگی (چاپ، اسکن، کپی، فکس)
- سرعت: 25 صفحه در دقیقه (PPM)
- قابلیت اتصال: Wi-Fi، اترنت، USB، NFC، چاپ موبایل
- ظرفیت کاغذ: 300 برگ استاندارد، قابل افزایش
- بهترین مدل برای ادارات: HP Color LaserJet Pro MFP M479fdw به دلیل عملکرد قوی، کیفیت چاپ عالی و عملکرد همه کاره، همچنان یک انتخاب برتر برای ادارات در سال 2024 است. برای دفاتری که نیاز به چاپ رنگی در کنار قابلیت های اسکن، کپی و فکس دارند، ایده آل است.
بهترین برای چاپ با حجم بالا: Brother
- نوع: چاپگر چندکاره لیزری تک رنگ
- سرعت: 52 PPM
- قابلیت اتصال: Wi-Fi، اترنت، USB، چاپ موبایل
- ظرفیت کاغذ: استاندارد 520 برگ، قابل ارتقا تا 2650 برگ
- تونر: کارتریج های تونر با عملکرد بالا تا 12000 صفحه
- بهترین مدل برای ادارات: Brother MFC-L6900DW برای دفاتری طراحی شده است که نیاز به چاپ در تیراژ بالا دارند. این چاپگر لیزری تک رنگ با سرعت چشمگیر 52 PPM و ظرفیت کاغذ زیاد، برای اداراتی که روزانه مقادیر زیادی اسناد را چاپ میکنند، عالی است. کارتریج های تونر پر بازده و هزینه کم هستند و آن را به یک انتخاب اقتصادی برای شرکت هایی تبدیل می کند که نیاز به مدیریت هزینه های چاپ دارند.
بهترین جوهر افشان رنگی برای اسناد حرفه ای: Epson (اسپون)
- نوع: چاپگر چندکاره جوهر افشان رنگی
- سرعت: 24 PPM
- قابلیت اتصال: Wi-Fi، اترنت، USB، چاپ موبایل
- ظرفیت کاغذ: 330 برگ استاندارد، قابل افزایش
- جوهر: فناوری PrecisionCore با جوهر DURABrite Ultra برای چاپ با کیفیت بالا
- بهترین مدل برای ادارات: Epson WorkForce Pro WF-C5790 یک انتخاب عالی برای دفاتری است که به چاپ های رنگی با کیفیت بالا نیاز دارند. این چاپگر از فناوری PrecisionCore اپسون استفاده میکند که متن واضح و رنگهای زنده را ارائه میدهد. سیستم جوهر افشان آن نیز به گونه ای طراحی شده است که مقرون به صرفه باشد و هزینه های جاری کمتری را نسبت به بسیاری از چاپگرهای جوهرافشان رنگی دیگر ارائه می دهد.
بهترین پرینترهای لیزری اداری
پرینترهای لیزری از نظر دقت، عملکرد و مقرون به صرفه بودن در محیط های اداری بهترین انتخاب هستند. از جمله مدل هایی که میتوانید برای پرینتر لیزری در نظر بگیرید عبارتند از:
- مدل LaserJet Pro MFP M428fdw برند HP
- مدل VersaLink B405 برند Xerox
- مدل HL-L8360CDW برند Brother
- مدل imageCLASS MF743Cdw برند Canon
بهترین پرینترهای رنگی اداری
برای اداراتی که نیاز به چاپ رنگی با کیفیت بالا، اسکن، کپی و فکس دارند، این نوع پرینتر ضروری است. از جمله بهترین مدل های چاپگر رنگی عبارتند از:
- مدل Color LaserJet Pro MFP M479fdw برند HP
- مدل EcoTank Pro ET-5850 برند Epson
- مدل imageCLASS MF743Cdw برند Canon
بهترین پرینترهای چندکاره اداری
معمولا برندهای مختلف اچ پی، برادرز، کانن، اسپون و غیره، مدل های متنوعی از چاپگر لیزری رنگی چند منظوره جهت چاپ، اسکن، کپی و فکس را با دقت رنگ عالی و سرعت بالا ارائه می دهند.انتخاب مدل مناسب این برندها به نیازمندیهای هر اداره بستگی دارد.
آیا بین پرینترهای اداری و خانگی تفاوتی است؟
بله، تفاوتهای قابل توجهی بین پرینترهای اداری و خانگی وجود دارد. پرینترهای اداری بهطور خاص برای پاسخگویی به نیازهای محیطهای کاری با حجم بالا طراحی شدهاند. این پرینترها معمولاً از سرعت چاپ بالاتری برخوردار هستند و میتوانند در طول ماه تعداد زیادی صفحه را چاپ کنند. همچنین، پرینترهای اداری دارای قابلیتهای پیشرفتهتری مانند چاپ دوطرفه خودکار، سینیهای کاغذ با ظرفیت بالا، و امکانات مدیریت اسناد مانند اسکن و فکس هستند. این دستگاهها معمولاً دوام بیشتری دارند و هزینههای عملیاتی آنها، مانند هزینه تونر یا جوهر، در درازمدت به صرفهتر است.
فاکتورها و عوامل تاثیرگذار بر خرید بهترین پرینتر اداری
ویژگی های مهم برای خریدن پرینتر اداری | |
سرعت چاپ | قابلیت چاپ رنگی یا سیاه و سفید |
ظرفیت چاپ ماهانه (Duty Cycle) | هزینههای عملیاتی (تونر/جوهر) |
کیفیت چاپ (رزولوشن) | نوع و تعداد سینیهای کاغذ |
قابلیتهای چندکاره | اتصال بیسیم و شبکه |
قابلیت چاپ دوطرفه خودکار | دوام و ماندگاری |
امکانات امنیتی | اندازه و ابعاد دستگاه |
دوام و قابلیت اطمینان | خدمات پس از فروش |
برای اداره پرینتر لیزری بخریم یا جوهرافشان؟
تصمیم گیری بین چاپگر لیزری و جوهرافشان برای دفتر شما به نیازهای خاص شما بستگی دارد.
پرینترهای لیزری: بهترین برای چاپ با حجم بالا، به ویژه اسناد متنی هستند. از جمله مزایای آن:
- سرعت: پرینترهای لیزری معمولاً سریعتر از جوهرافشان هستند و برای دفاتر شلوغ ایده آل هستند.
- کارایی هزینه: آنها هزینه کمتری برای هر صفحه دارند، به خصوص برای چاپ سیاه و سفید.
- دوام: پرینترهای لیزری برای تحمل بارهای کاری بالا ساخته شده اند و عموما دوام بیشتری دارند.
- کیفیت: آنها در تولید متن واضح و اسناد حرفه ای عالی هستند.
معایب پرینتر لیزری:
- هزینه اولیه: چاپگرهای لیزری معمولاً گرانتر هستند.
- چاپ رنگی: برای رنگی خوب هستند اما کیفیت چاپ عکس در مقایسه با جوهرافشان به طور کلی پایین تر است.
پرینترهای جوهرافشان: بهترین برای چاپ تصاویر و اسناد رنگی با کیفیت بالا در حجم کمتر است. از جمله مزایا:
- کیفیت رنگ: جوهر افشان ها برای چاپ رنگ های زنده و عکس های با جزئیات برتر هستند.
- هزینه اولیه: جوهرافشان معمولاً در ابتدا هزینه کمتری دارند.
- تطبیق پذیری: آنها می توانند طیف وسیع تری از انواع رسانه ها و اندازه ها را مدیریت کنند.
معایب پرینتر جوهر افشان:
- هزینه های طولانی مدت: چاپگرهای جوهرافشان هزینه جوهر بالاتری دارند، به خصوص اگر مکرر استفاده شوند.
- سرعت: معمولاً از چاپگرهای لیزری کندتر هستند، به ویژه برای اسناد بزرگ.
نکته مهم: برای اکثر محیط های اداری، چاپگر لیزری به دلیل سرعت، کارایی هزینه و دوام آن معمولاً انتخاب بهتری است.
قیمت بهترین پرینترهای اداری
مقایسه تقریبی هزینه انواع مختلف پرینترهای اداری به شما کمک میکند تا بهترین گزینه را بر اساس بودجه خود انتخاب کنید:
- قیمت پرینترهای لیزری سیاه و سفید: قیمت این نوع پرینترها معمولاً از حدود 5 تا 15 میلیون تومان شروع میشود. مدلهای پیشرفتهتر با قابلیتهای بیشتر میتوانند تا 30 میلیون تومان یا بیشتر هزینه داشته باشند.
- قیمت پرینترهای لیزری رنگی: این پرینترها گرانتر از مدلهای سیاه و سفید هستند. قیمت آنها معمولاً از 10 تا 30 میلیون تومان شروع میشود و مدلهای پیشرفتهتر ممکن است تا 50 میلیون تومان یا بیشتر قیمت داشته باشند.
- قیمت پرینترهای جوهرافشان: این نوع پرینترها ارزانتر از پرینترهای لیزری هستند و قیمت آنها معمولاً بین 3 تا 10 میلیون تومان است. مدلهای جوهرافشان با قابلیتهای پیشرفتهتر یا مخازن بزرگتر جوهر میتوانند قیمت بالاتری داشته باشند.
- قیمت پرینترهای چندکاره: این پرینترها که شامل چاپ، اسکن، کپی و فکس هستند، قیمتهای متنوعی دارند. پرینترهای چندکاره لیزری معمولاً بین 15 تا 50 میلیون تومان قیمت دارند، در حالی که پرینترهای چندکاره جوهرافشان در محدوده 5 تا 20 میلیون تومان قرار دارند.
این قیمتها تقریبی هستند و ممکن است بسته به برند، مدل و ویژگیهای خاص هر پرینتر متفاوت باشند.
نتیجه گیری
پرینترهای اداری امکان انتقال سریع و دقیق اطلاعات از دنیای دیجیتال به دنیای واقعی را فراهم میکنند، که برای ارتباطات داخلی و خارجی سازمان بسیار حیاتی است. با توجه به تنوع گستردهای که در بازار وجود دارد، یافتن گزینهای که به نیازهای خاص شما پاسخ دهد، ممکن است چالشبرانگیز باشد. این راهنما با هدف بررسی نکات مهم در خرید پرینتر اداری و مقایسه برندهای محبوب موجود در بازار ارائه شد.
